檔案管理工作在公司的經(jīng)營發(fā)展中起著很重要的作用，是對公司經(jīng)營發(fā)展史的一種記錄，能夠讓我們總結(jié)以往經(jīng)營中的優(yōu)點，在此基礎(chǔ)上制定未來經(jīng)營發(fā)展的方向。許多不了解的人覺得檔案管理工作就是簡單的保管一下檔案資料，不用太過重視，但事實上恰恰相反，正規(guī)的單位會使用智能密集柜進行資料管理，并設(shè)立專門的崗位負責檔案管理工作。

公司經(jīng)營中的許多資料是不對外公開的，有的涉及到了經(jīng)營的商業(yè)機密，刑法中還制定了相關(guān)的侵犯商業(yè)秘密罪，由此我們也能看出檔案資料管理的重要性。智能密集柜為了保護檔案資料安全專門設(shè)計了權(quán)限保密功能，除了公司規(guī)定的檔案管理人員之外其他人是不能進行智能密集柜相關(guān)操作的。

智能密集柜的管理系統(tǒng)中設(shè)立了權(quán)限保密功能，檔案管理人員可以為智能密集柜系統(tǒng)設(shè)置密碼，可以實現(xiàn)密碼的分級管理，比如操作級人員只能操作架體和借還檔案，而管理員級用戶就可以進行數(shù)據(jù)庫權(quán)限內(nèi)的相關(guān)操作，這樣能保證一些重要的檔案文件不被泄露。

智能密集柜權(quán)限保密功能的另一個作用是能幫助我們追溯檔案資料的存取記錄，如果公司在經(jīng)營中出現(xiàn)了疑似商業(yè)機密泄露的情況，我們就可以查詢智能密集柜的相關(guān)操作記錄，確認可能存在的問題，防患于未然，一旦出現(xiàn)問題也為我們追責提供了相關(guān)依據(jù)。

大家一定不要將檔案管理工作簡單的視作保存檔案文件而已，要充分利用智能密集柜權(quán)限保密功能，建立檔案資料的分級管理系統(tǒng)，保護經(jīng)營資料不被泄露。