檔案室是人類文化的寶庫、精神文明建設的重要基地，智慧檔案室建設是實施智慧檔案戰略的重要內容和關鍵環節之一，是單位檔案部門推進轉型、銜接智慧業態發展的重要途徑，也是檔案室未來提檔升級比較可行的發展方向。在進行智慧檔案館建設時，通常需要先制定方案，以確保項目成功實施，提高項目的執行效率、減少項目風險和成本，本文來和大家一起探討智慧檔案室建設方案！
一、智慧檔案室方案特點
智慧檔案室建設方案一定要體現前瞻性、系統性、先進性、安全性的特點，在智慧檔案室建設上要開好頭、起好步，從更高層面、更深層次對智慧檔案室建設進行統籌規劃和整體設計，盡快實現由傳統檔案管理向智慧檔案管理轉變，切實提高檔案管理水平。
二、智慧檔案室方案內容
智慧檔案室建設方案主要包括智能密集架、環控系統、安防系統、RFID系統、數字檔案管理系統、一體化管理平臺六方面內容。具體如下：
智能密集架主要由架體與智能系統構成，實現了智能化操作，可通過特定指令，語音控制架體，也可通過觸屏來操作架體，亦可通過計算機等終端設備遠程操控架體，此外智能密集架也設置了應急預案，萬一出現停電或其它意外情況，還可以通過手搖搖把實現對架體的操控，避免耽誤工作的正常進行。智能密集架具備檔案管理功能，查詢檔案即可獲取檔案位置信息，點擊開架，檔案所在列自動打開，在打開過程中，有語音提示、序列燈閃爍、燈光定位、屏幕動畫等直觀方式引導取檔。
環控系統主要由智能區域環境控制器、智能恒濕消毒凈化一體機、新風機、空氣質量云測儀等設備構成，該系統能夠實時監測庫房內的溫度、濕度、空氣質量TVOC、空氣PM2.5、空氣甲醛含量、空氣CO2濃度等環境因素，當環境參數出現異常時，系統會及時發出警報，同時該系統支持手動/自動能夠自動控制相關設備，一方面為檔案打造良好的環境，另一方面能夠實現設備的合理運行，減少能源浪費。
智慧檔案室建設方案中安防系統主要由動態視頻監控系統、防火報警系統、防盜報警系統、門禁系統構成，從入口到出口，從地面到高空，該系統都進行了嚴密的安全布局，高清攝像頭、紅外感應器、門禁系統、煙霧傳感器、七氟丙烷滅火器等設備相互配合，形成一道道堅實的防線，確保檔案安全無虞。
RFID系統主要由RFID標簽、RFID智能書車、RFID通道門、一體式館員工作站、智能手持閱讀器等設備構成，該系統的應用，可以大大提高檔案查詢、定位、盤點等環節的效率、準確率，同時未授權檔案經過通道門時，將發起報警提示，從而避免檔案的遺失和損壞，全程減輕相關工作者的工作負擔，成為智慧檔案室工作人員的貼心幫手。
數字檔案管理系統實現了在檔案收集整理、移交歸檔、檔案利用、檔案保存、檔案銷毀等檔案全生命周期中對檔案進行有效的系統化管理，提高了檔案管理工作的效率和管理水平。與此同時，原本需要收集歸檔的復印件、打印件等不在需要進行打印歸檔，實現了無紙化的辦公，起到保護檔案原件的效果。
智慧檔案室建設方案中一體化管理平臺實現對館內智能密集架、環控系統、安防系統、RFID系統、數字檔案管理系統等多系統的集成，實現環控、檔案情況相關信息的展示、庫房內設備的管理等，從而實現節約時間、節約能源和提高工作管理質量的目標。
以上和大家分享了智慧檔案室、智慧檔案庫房建設方案，建設智慧檔案室需要從多個方面進行考慮和實踐，包括智能密集架、環控系統、安防系統、RFID系統、數字檔案管理系統、一體化管理平臺等。只有不斷提高檔案管理水平以及檔案室的服務質量，才能更好地滿足需要。
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