顧名思義，檔案室智能密集柜是用來管理檔案的智能設備，其與傳統檔案裝具有著很大的區別，如配置不同、存儲容量不同、承重不同、安全防護能力不同等等，檔案室智能密集柜配置智能系統，存儲容量大、承重強，具有防塵、防鼠、防擠壓、防傾倒、防盜等特點，日漸成為升級改造檔案室中、新建檔案室中不可或缺的設備。檔案室智能密集柜的作用有哪些？本文加以分析。
一、切實提高檔案管理效率
檔案室智能密集柜的作用在于切實提高檔案管理效率。智能密集柜內置檔案管理系統，在取檔時，只需在智能密集柜系統中輸入檔案編號或關鍵字即可，系統將快速檢索出檔案并顯示檔案位置，點擊開架，檔案所在架體自動打開，打開過程中語音提示、列顯閃爍等方式引導人員快速取檔，從而大大提高檔案管理效率。
二、促使檔案管理工作更規范
檔案室智能密集柜內部結構合理，就常規款智能密集柜來說，常規款智能密集柜內部含有6層層板，每層層板承重可達到80kg，每層層板都可上下調節，每層層板中間設有擋書條，實現了智能密集柜的雙面存儲，實現了大量檔案的有序存儲，同時促使智能密集柜內部空間得到充分利用。由此可見，檔案室智能密集柜的作用在于促使檔案管理工作更規范。
三、提高檔案的完整性及可用性
檔案室智能密集柜頂部設有防塵裝置、底部設有防鼠裝置，有效避免了灰塵、蟲鼠對檔案的損害；智能密集柜防盜效果較好，只有授權人員可通過人臉認證、指紋等方式對密集柜進行操控，而無授權人員無法操控密集柜，避免檔案丟失泄密情況的發生。可見，檔案室智能密集柜的作用在于提高檔案的完整性及可用性。
檔案管理設備對檔案管理工作的作用不容小覷，由以上可以了解到，檔案室智能密集柜的作用包括切實提高檔案管理效率、促使檔案管理工作更規范、提高檔案的完整性及可用性等，在使用檔案室智能密集架的過程中，檔案管理工作變得更加輕松、更加容易，很好的解決了傳統檔案管理方式下存在的問題。
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