數字檔案室是指機關在履行職能過程中，運用現代信息技術對電子檔案和傳統載體檔案數字副本等數字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺。下面來和大家分享數字檔案室建設方案。

一、數字檔案室的特點和功能

      1）檔案資源“數字”化。數字檔案室以統一的數字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進了組織形式。信息記錄形式的“數字”化，是數字檔案室的基本特征。

      2）檔案實體“虛擬化”。通過對紙質檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統載體檔案進行數字化加工，實現檔案實體“虛擬化”，使之能夠與其他數字檔案資源一并進行管理和規范。

      3）檔案管理系統化。將檔案業務流程、標準規范固化在數字檔案室應用系統中，實現數字檔案資源系統、規范管理。

      4）信息傳遞網絡化。數字檔案室依附于網絡而存在，通過不同類型的網絡實現檔案收集、管理和移交，用戶不必親自“登門造訪”，就可以利用所需的信息，從而加快信息交流與反饋的速度。

      5）檔案利用知識化。數字檔案室將文書、照片、錄音、錄像等各類信息載體與信息來源在知識單元的基礎上有機組織并鏈接起來，以動態分布的方式為用戶提供服務，實現由檔案的提供向知識的提供轉變。

二、數字檔案室建設原則與內容

      2.1 建設原則

      數字檔案室建設應當遵循“資源為先，標準規范，整體推進，確保安全”的原則，統籌規劃，積極實施，務求實效。

      1）資源為先。資源建設是數字檔案室建設的根本。數字檔案室應堅持“資源為王”，著眼于數字檔案資源建設，著重于非數字檔案的數字化和數字檔案的及時、完整、有效歸檔，規劃設計以最大限度保證數字檔案資源建設質量為根本出發點。數字檔案室的建設應該有助于保障數字檔案資源的齊全、完整，有利于數字檔案資源的有效管理和方便利用。

      2）標準規范。數字檔案室建設應統籌協調文件管理與檔案管理、業務工作與檔案工作、檔案室與綜合檔案館之間關系，嚴格遵循既有標準和規范進行系統設計、建設，實現文檔一體、館室一體。

      3）整體推進。應將數字檔案室建設與機關電子政務和信息化建設密切結合起來，統籌考慮數字檔案室系統功能、文件格式要求等因素，整體推進數字檔案室實施方案。

      4）確保安全。數字檔案室建設應建立健全安全管理制度，按照信息安全等級保護和分級保護要求采取安全保障技術方法，配備必要的軟硬件設施，完善災難恢復應急機制，確保數字檔案室建設和運行的安全。

      2.2 建設內容

      數字檔案室建設是一項系統工程，數字檔案室建設方案主要包括：

      1） 按照數字檔案室基礎網絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求，建設適應未來一定時期數字檔案資源管理要求、滿足數字檔案室各項管理與服務需求的基礎設施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓勵依托機關信息化基礎設施進行數字檔案室基礎設施建設。

      2）開發或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數字檔案室應用系統，實現檔案管理各業務環節的自動化、網絡化。

      3）嚴格遵循標準規范，全面進行傳統載體檔案數字化轉換，積極推進電子文件歸檔和電子檔案管理，全面推進數字檔案資源建設。應用先進技術和手段，保證數字檔案資源真實、完整、可用和安全，滿足各類用戶共享需求。

      4）根據數字檔案室建設要求，修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像（照片、錄音、錄像）電子文件歸檔范圍和保管期限表，以及適合電子檔案管理、利用、安全保障、應急處置等各項規章制度，明確要求和權限，確保數字檔案資源的規范管理，保證數字檔案室運行順暢。

      5）加大人才建設力度，通過培訓或引進人才，為數字檔案室的建設和運行儲備既通曉信息技術，又精通信息資源管理、知識管理的人才。

      可見，數字檔案室與傳統檔案室有著較大的區別，數字檔案室建設方案主要包括基礎設施建設、應用系統建設、數字檔案資源建設、保障體系建設，大家如需建設數字檔案室，歡迎隨時前來咨詢！

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