眾所周知，檔案資源具有原始性特點，因此讓檔案資料長時間完好保存是檔案管理的核心內(nèi)容之一。傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)實需要，檔案管理的信息化迫切需要一種更先進(jìn)、更完善的自動化管理系統(tǒng)解決方案，即建設(shè)一體化智慧檔案庫房。一體化智慧檔案庫房有力解決傳統(tǒng)檔案管理眾多難題，本文加以分析。

一、傳統(tǒng)檔案管理難點及問題

 長期以來，傳統(tǒng)檔案館對檔案資料的管理和監(jiān)督一直采取傳統(tǒng)的人工方式，通常檔案管理都存在以下難點：

 1、管理權(quán)限不嚴(yán)密，傳統(tǒng)的密集架依靠機(jī)械鎖具進(jìn)行管理，如鑰匙丟失或失竊，則會對企業(yè)帶來重大損失。

 2、檔案管理不智能，傳統(tǒng)檔案管理依靠人工統(tǒng)一操作管理，當(dāng)檔案數(shù)量多、使用頻繁的情況下，檔案管理工作十分困難。

 3、審批流程不嚴(yán)格，檔案在入庫、借閱、新增、調(diào)撥等環(huán)節(jié)中往往簽收、登記、審批流程不健全或者執(zhí)行不嚴(yán)格，有泄密風(fēng)險。

 4、報警提示不及時，針對環(huán)境、盜竊或設(shè)備故障等問題，無法及時進(jìn)行報警，不能及時解決這些問題會造成嚴(yán)重的損失。

 5、檔案庫房環(huán)境不安全，庫房出現(xiàn)滲水、高溫、潮濕等情況很容易對實體檔案造成損壞，尤其是在環(huán)境潮濕的地區(qū)，檔案極易滋生霉菌，給檔案安全帶來隱患。

二、建設(shè)一體化智慧檔案庫房優(yōu)勢

 隨著時代的進(jìn)步及信息化基礎(chǔ)建設(shè)的完善，越來越多的企事業(yè)單位通過著手建設(shè)一體化智慧檔案庫房以解決檔案管理上的難題。一體化智慧檔案庫房整體建設(shè)應(yīng)用現(xiàn)代物聯(lián)網(wǎng)、無線射頻、人工智能等技術(shù)，融合身份證識別、檔案標(biāo)簽讀寫、移動盤點設(shè)備、檔案信息處理等，實現(xiàn)檔案信息跟蹤定位、自動盤點、智能分析等功能，優(yōu)化檔案管理流程、強(qiáng)化檔案安全，降低勞動強(qiáng)度，節(jié)省人力物力。

 建設(shè)一體化智慧檔案庫房，通過檔案管理系統(tǒng)連接智能密集架可以為檔案資料帶來物理保護(hù)，同時節(jié)省存儲空間，其數(shù)據(jù)處理和網(wǎng)絡(luò)化管理功能，在解決檔案數(shù)據(jù)多、使用頻繁、難以管理的難題的同時，實現(xiàn)了實體檔案快速定位，線上線下信息同步一體化管理。

 一體化智慧檔案庫房環(huán)境控制系統(tǒng)能夠?qū)崟r監(jiān)控庫房環(huán)境的溫濕度數(shù)據(jù)，自動生成數(shù)據(jù)報表，根據(jù)庫房環(huán)境溫濕度狀況提醒制冷、制熱、除濕、通風(fēng)等，滿足國家檔案館“十防/十二防”管理要求的同時幫助您實時掌握庫房環(huán)境情況并做出反應(yīng)，讓檔案資料始終處于一個良好的空間環(huán)境下。

 安防系統(tǒng)中包含了視頻、門禁、溫濕度檢測等以及報警系統(tǒng)，利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、通訊技術(shù)以及自動控制技術(shù)，檢測庫房的安防狀況，并形成相關(guān)記錄。建設(shè)一體化智慧檔案庫房打造安防系統(tǒng)后，一方面保障了庫房設(shè)備的穩(wěn)定運(yùn)行與檔案安全，另一方面也提高庫房的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)水平。

 通過RFID設(shè)備的建設(shè)，實現(xiàn)了實體檔案的快速定位，通過數(shù)字化手段智能化實現(xiàn)檔案盤庫需求，減少人工成本，更加效率快捷，自動生成庫存盤點清單讓檔案管理人員一目了然。RFID通道門的建設(shè)，可實現(xiàn)檔案出庫檢測，避免多拿、錯拿的情況發(fā)生，盡可能的減少檔案遺失風(fēng)險。

 信息化引領(lǐng)管理現(xiàn)代化的背景下，檔案館也進(jìn)一步與信息技術(shù)為核心的科學(xué)技術(shù)相融合，向著更加綠色、智能、智慧的檔案館建設(shè)邁進(jìn)。建設(shè)一體化智慧檔案庫房有力解決傳統(tǒng)檔案管理眾多難題，有助于更科學(xué)地管理檔案、更精準(zhǔn)地開發(fā)檔案信息、更全面地提升業(yè)務(wù)效能以及更有效地維護(hù)檔案安全。

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