近年來，面對檔案信息資源的需求量、檢索率、時效性等需求的提高，檔案館傳統(tǒng)的檔案倒排架、館藏利用、清點與服務(wù)等業(yè)務(wù)流程及檔案管理模式漸顯乏力，難以適應(yīng)現(xiàn)時檔案管理工作的需要，因此將智能檔案柜/檔案資料智能存放柜安裝于庫房中，將RFID技術(shù)嵌入到檔案庫房管理工作中，使員工從繁重的體力勞動中解放出來，提高檔案流通效率和工作效率。推行利用檔案資料智能存放柜設(shè)備和RFID技術(shù)，是助力檔案信息化效能和降低成本的有效保障，具有重要的劃時代意義。
一、檔案資料智能存放柜的優(yōu)勢
檔案資料智能存放柜是通過實體設(shè)備與人工智能技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、視頻采集技術(shù)、生物識別技術(shù)等多技術(shù)手段相結(jié)合，綜合運用多項開發(fā)工具和技術(shù)打造的批量檔案存儲智能設(shè)備，具備清晰大屏、方便操作，超強處理器、操作運行穩(wěn)定，語音交互、管理簡單輕松，物品導(dǎo)引、快速查找檔案，二維碼開架、掃碼即開，智能燈光、節(jié)省電能，一鍵檢測、精準(zhǔn)判斷故障等特點。
二、RFID檔案管理系統(tǒng)的功能
基于RFID檔案智能管理系統(tǒng)，將檔案定位與導(dǎo)航、門禁系統(tǒng)、標(biāo)簽、排架與盤點平臺、自助借還檔案以及檔案服務(wù)工作站等系統(tǒng)軟件整合與優(yōu)化，實現(xiàn)快捷而高效的檔案庫業(yè)務(wù)管理模式，緩解傳統(tǒng)的檔案管理的壓力，使檔案管理員從繁瑣而繁重的工作中解脫出來。
1、檔案區(qū)域定位與導(dǎo)航系統(tǒng)。
在檔案資料智能存放柜庫房中，RFID技術(shù)可以完成對檔案資料位置、格式、數(shù)量、內(nèi)容等信息進行標(biāo)識，對文獻(xiàn)屬性加工，識別設(shè)備讀取標(biāo)識信息，RFID技術(shù)將檔案上的電子標(biāo)簽掃描后，通過電子標(biāo)簽對檔案區(qū)域進行定位，中央服務(wù)器負(fù)責(zé)核準(zhǔn)信息，將允許閱讀的檔案信息傳送到信息處理中心進行轉(zhuǎn)碼之后通過物聯(lián)網(wǎng)和用戶的端口實時進行頁面導(dǎo)航，就可以獲取檔案的名稱與編號等，實現(xiàn)人與檔案、檔案與檔案之間的智能感知，方便讀者自助查找。
2、檔案庫房門禁智能系統(tǒng)。
首先RFID系統(tǒng)通過掃描借閱者的個人信息，由此掌控每日來館數(shù)量、進出館的時間等情況，根據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，做好檔案資料智能存放柜庫房的檔案資源配置和共享，優(yōu)化業(yè)務(wù)管理程序，提高工作效率。其次，門禁智能系統(tǒng)能夠起到安全防控的作用，RFID系統(tǒng)生成數(shù)據(jù)上傳到檔案管理系統(tǒng)后，當(dāng)利用這些帶檔案履行借閱手續(xù)后，門禁會智能感應(yīng)識別信息，若有特殊情況，門禁系統(tǒng)會自動報警，保障檔案資料的安全。
3、RFID技術(shù)增強檔案的精準(zhǔn)性。
傳統(tǒng)的檔案入庫主要是以檔案管理員人工操作為主，容易出錯并且時有錄入檔案數(shù)量與檔案不吻合的現(xiàn)象，給檔案資料的維護與管理帶來極大不便。RFID作為流通管理介質(zhì)增強了館藏檔案的精準(zhǔn)性，成功地完成檔案剔除、檔案移位更改、新檔案入庫等“一站式”業(yè)務(wù)管理流程，實現(xiàn)傳統(tǒng)“應(yīng)然”館藏管理模式向現(xiàn)代“實然”館藏管理模式的轉(zhuǎn)型，提升檔案管理工作信息化步伐與工作效率。
4、自動排架、分揀和盤點。
RFID技術(shù)不同于傳統(tǒng)的檔案排架方式，它使得檔案庫房的排架方式更為方便靈活，打破了檔案庫房時間與空間的界限，通過RFID標(biāo)簽精確定位的功能，有效地解決檔案排錯架、放亂架的問題，手持射頻識別閱讀器可以快速讀取多標(biāo)簽，通過無線網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)接嬎銠C上，計算機系統(tǒng)可以快速地感知檔案庫房檔案信息資源，確保檔案信息的排列與分布的準(zhǔn)確性和可靠性。
5、自助借、還檔案功能。
RFID技術(shù)緩解借閱的高峰，在整個檔案借閱和歸還過程中無需人工輔助，用戶完全可以通過檔案自助借還機操作，還可以了解檔案超時以及延時等情況，極大地增強了用戶的興趣，提高了檔案資源利用效率。
由此可見，檔案資料智能存放柜以及RFID技術(shù)拓展與創(chuàng)新了檔案庫房的管理模式和服務(wù)模式，優(yōu)化了檔案庫房的業(yè)務(wù)流程的各個環(huán)節(jié)，使得檔案庫房更加個性化、人性化和智能化。
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