隨著科技的飛速發展，檔案管理正在經歷一場前所未有的變革。由于傳統檔案管理方式已經難以滿足當今檔案管理需求，因此多個單位正在如火如荼第開展智慧檔案館建設工作，其中數字檔案管理系統是智慧檔案庫房中的重要內容，通過建設智慧檔案庫房和檔案數字化加工，實現檔案的全流程管理，共促檔案管理開啟科學化、高效化新篇章！下面加以分析。

一、數字檔案管理系統的功能

   （1）檔案數字化加工：對檔案拆分錄入，掃描入冊，電子化分類存儲，完成電子建檔。

   （2）檔案收集：自定義檔案類型及著錄項、檔案掃描、檔案編目、批量導入掛載。

   （3）檔案整理：自動生成檔號、檔案打印、檔案數據顯示、檔案數據統計。

   （4）檔案利用：收藏、借閱、編研、檢索、信息導出。

   （5）檔案安全：登錄驗證、存儲加密、權限管理、三員管理、智能硬件。

   （6）檔案管理：檔案數據規則、審批歸檔、鑒定銷毀、權限分配。

二、智慧檔案庫房和檔案數字化加工的優勢

      通過建設智慧檔案庫房和檔案數字化加工，極大的緩解了檔案的存儲壓力，同時立足于數字化的管理系統使得檔案的調用、借閱、歸還都變得更加便捷，一份文檔可在同一時間段內借閱給多位權限人員，提高了效率的同時也大大的增強了檔案的可利用性。數字化檔案的權限審核保證了檔案在流通過程中的安全性，防范密級檔案的外流泄露，有利于的檔案的保密工作。

      建設智慧檔案庫房和檔案數字化加工使傳統的以紙為載體的信息對象轉變為機讀檔案，不但節省保管費用，節省占用空間，而且查閱起來較為方便，從而避免了反復印刷資料而造成的紙張和人員浪費。紙質檔案數字化加工后，檔案的使用更加安全，特別是對于歷史悠久的檔案材料，經過數字化處理無疑是更好的保護，檔案經過數字化處理后，可以避免部分檔案篡改。

      由此可見，智慧檔案庫房建設方案將檔案管理與新興技術深度融合，建設智慧檔案庫房和檔案數字化加工完成后，不僅能夠提高檔案管理的效率，降低成本，還能夠實現檔案信息資源的集中管理、高效利用和安全保障，共促檔案管理開啟新篇章！

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