在不斷發(fā)展變化的社會(huì)環(huán)境中，檔案室也需要不斷轉(zhuǎn)型和升級(jí)，以更好地履行其記錄、保護(hù)和傳播檔案的使命。現(xiàn)如今，諸多傳統(tǒng)檔案室成功轉(zhuǎn)型升級(jí)為智慧檔案館，這使得檔案管理工作發(fā)生著重大變化，智慧檔案室一體化建設(shè)方案，包括智能密集架、環(huán)控系統(tǒng)、安防系統(tǒng)、RFID系統(tǒng)、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)以及一體化管理平臺(tái)等多個(gè)方面的內(nèi)容，下面對(duì)其深入剖析。
一、智能密集架
智能密集架是智慧檔案室一體化建設(shè)方案中不可缺少的內(nèi)容，其架體采用優(yōu)質(zhì)加厚冷軋鋼作為原材，架體安全可靠，結(jié)構(gòu)合理，確保大量檔案得到集中統(tǒng)一管理；其具備多種強(qiáng)大功能，如權(quán)限認(rèn)證開啟功能、語音及觸屏智能化操作功能、聲光引導(dǎo)人員快速取檔功能、一鍵檢測(cè)功能、自動(dòng)休眠功能等等，從而有效提高檔案管理效率！
二、環(huán)控系統(tǒng)
檔案室內(nèi)的環(huán)境條件對(duì)于檔案的安全至關(guān)重要，環(huán)控系統(tǒng)能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)測(cè)室內(nèi)溫濕度、PM2.5、CO2、空氣甲醛含量、TVOC等，當(dāng)環(huán)控異常時(shí)，立即發(fā)出告警，調(diào)節(jié)環(huán)控設(shè)備，確保室內(nèi)環(huán)境達(dá)標(biāo)。可見，這一系統(tǒng)有效防止環(huán)境的不合理對(duì)檔案造成損害，從而確保檔案材料的長期保存，因此環(huán)控系統(tǒng)是智慧檔案室一體化建設(shè)方案中的重要內(nèi)容。
三、安防系統(tǒng)
在智慧檔案室中安防系統(tǒng)，具有以下優(yōu)勢(shì)：在智慧檔案室重要位置及通道安裝攝像機(jī)，實(shí)時(shí)監(jiān)控及錄像檔案室內(nèi)的活動(dòng)，確保檔案不受盜竊或破壞；在智慧檔案室重要出入口安裝紅外傳感器檢測(cè)人員出入；設(shè)置門禁系統(tǒng)，只允許授權(quán)人員進(jìn)入檔案室，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入；安裝火災(zāi)報(bào)警系統(tǒng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并應(yīng)對(duì)火災(zāi)風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案的安全。
四、RFID系統(tǒng)
RFID系統(tǒng)作為智慧檔案室一體化建設(shè)方案中的關(guān)鍵系統(tǒng)，其包括了RFID電子標(biāo)簽、RFID智能書車、RFID通道門、一體式館員工作站、智能手持閱讀器等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)無序存放、有序管理，自動(dòng)盤點(diǎn)，自動(dòng)出入庫記錄等，促使檔案管理工作更快速、更準(zhǔn)確、更智能。
五、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)
數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是一種基于現(xiàn)代科技手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化并進(jìn)行有效管理的系統(tǒng)，其主要的作用是在保證檔案的完整性和安全性的同時(shí)，提高檔案管理的效率和實(shí)用性，方便工作人員進(jìn)行文件的查找、維護(hù)和共享。
六、一體化管理平臺(tái)
智慧檔案室一體化建設(shè)方案還包括一體化管理平臺(tái)，其利用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)手段，對(duì)軟硬件系統(tǒng)各參數(shù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，為檔案安全提供有力保障；其擁有異常預(yù)測(cè)及態(tài)勢(shì)感知能力，包括現(xiàn)場(chǎng)的聲光語音預(yù)警、遠(yuǎn)程的短信預(yù)警和可視化界面彈窗預(yù)警；能夠?qū)崟r(shí)集中統(tǒng)一顯示智慧檔案庫房內(nèi)的各類數(shù)據(jù)，幫助大家更好地了解庫房的運(yùn)行情況。
上述對(duì)智慧檔案庫房整體解決方案、智慧檔案室一體化建設(shè)方案中智能密集架、環(huán)控系統(tǒng)、安防系統(tǒng)、RFID系統(tǒng)、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)以及一體化管理平臺(tái)進(jìn)行了一一剖析，可見，將傳統(tǒng)檔案室升級(jí)為智慧檔案室后，檔案管理工作發(fā)生了極大的變化！
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