為了解決目前各個檔案館檔案管理人員不足但是檔案數量持續增加二者之間的矛盾，就需要基于目前快速發展的信息化技術加強檔案的信息化建設，通過構件一體化智慧檔案庫房的方式，充分發揮電子檔案的高效率優點，提升檔案管理中的“收、管、用、存”的能力。本文來和大家分享一體化智慧檔案庫房建設和實施的有效策略！

一、智慧檔案庫房全流程智能化管理

      對于紙質檔案來說，一體化智慧檔案庫房建設實現了對紙質檔案的智能化安全保管，一是實現檔案的智能化出入庫，針對需要入庫的新建檔案，需要對其類別、年度以及密級等信息進行編目，并經過終端管理器寫入RFID標簽，然后在中心數據庫中保存，便于系統其他模塊可以調用。二是實現檔案的智能化查詢，在需要查詢所需檔案資料時，通過查詢管理子系統對檔案編目號進行查閱，然后由系統下達此編目號檔案的出庫指令，由自動識別模塊根據指令要求來確定其儲位編號，在檔案出庫時還可以通過出庫口的RFID閱讀器對出庫檔案信息進行讀取并核對，在確定無誤之后記錄檔案的出庫時間，否則就會通過監控模塊向警報模塊發出信號，并由警報模塊發出異常警報。三是實現檔案庫房的智能化盤點，在此信息管理模塊中的查詢子系統發出盤點指令之后，RFID閱讀器就會對檔案信息和對應的儲位信息進行收集，然后上報到中心數據庫進行核對，針對其中異常的信息提醒管理人員通過手持式閱讀器進行人工現場核對工作，將核對之后的信息重新輸入系統中。四是實現檔案的智能化安全管理，通過此檔案管理系統中的安全管理子系統可以實時監控檔案庫房現場情況，針對出現的異常情況發出異常警報，避免出現檔案被損壞或被盜等問題。

二、智慧檔案庫房電子標簽集成

      一體化智慧檔案庫房建設和實施策略為打造智慧檔案庫房電子標簽集成，一是基于RFID技術進行系統方案設計，在此RFID技術上所構建的檔案自動化管理系統主要有RFID數據管理模塊和檔案信息管理模塊兩部分組成，前者主要用于對檔案數據電子標簽的收集、儲存和讀寫，后者則主要應用和管理檔案信息。二是設計RFID數據管理系統模塊，此模塊主要有中心數據庫與終端管理器組成，主要用于存儲數據以及信息輸出或輸出。而且在檔案盤點工作中，也可以通過電子標簽信息項的設定，以及電子標簽、電子標簽閱讀器、密集架體天線的安裝來準確匹配檔案信息和儲位信息。

三、智慧檔案庫房電子門禁集成

      通過RFID智能通道門禁系統可以不用接觸就能掃描RFID標簽中的信息，因此可以應用此門禁系統來實時監測檔案資料的出入庫情況，并將記錄上述情況的錄像進行保存。如果在沒有查詢子系統發出出庫指令的情況下出現了檔案離開儲位的情況，此系統則會將此情況相關信號發給警報模塊并發出實時警報來提醒管理人員。

四、智慧檔案庫房環境監控

      一體化智慧檔案庫房建設和實施方案中建議設計了環境管控系統，可通過溫濕度傳感器可以實時智能化檢測庫房環境狀況，并通過軟件平臺將監測到的數據實時發送給監控主機，在主機對實時監測數據進行分析和判斷之后，針對其中出現的異常數據會向報警系統反饋信息并發出警報來提醒工作人員，而且可以聯動空調和除濕設備等對庫房環境的溫濕度進行智能化調節。

      智慧檔案庫房是基于目前的云計算平臺、運用云管理理念所構建的一種全新的檔案管理模式。一體化智慧檔案庫房建設和實施，可以通過先進信息技術的應用來提升檔案管理工作效率，解決檔案館一直存在的擋多人少的矛盾問題，而且可以充分發揮檔案應有的價值，一舉多得！

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