隨著社會的飛速發(fā)展和進步，檔案的數(shù)量越來越多，檔案利用的頻率越來越高，而落后的檔案庫房勢必與其產(chǎn)生矛盾，導(dǎo)致檔案管理過程中凸顯出一系列問題，使檔案管理的難度大大增加，檔案管理人員的工作壓力也越來越大。基于此，各單位迫切需要開展智能檔案庫房、智慧檔案庫房一體化建設(shè)，安裝一體化平臺、智能密集架、環(huán)控系統(tǒng)、安防系統(tǒng)、RFID系統(tǒng)、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)等，從而向新型檔案管理方式邁進！

一、落后的檔案庫房所存在的問題

      1、檔案庫房缺乏科學(xué)的規(guī)劃和設(shè)計，導(dǎo)致出現(xiàn)空間利用不合理等問題，進而影響檔案管理工作。

      2、檔案庫房內(nèi)的檔案數(shù)量龐大且種類繁多，而庫房硬件設(shè)施的配置普遍不完善，導(dǎo)致檔案管理不當(dāng)。在實際工作中，檔案庫房因為設(shè)備設(shè)施的落后而造成檔案管理混亂的現(xiàn)象屢見不鮮，嚴(yán)重影響檔案的安全、檔案的利用。

      3、檔案庫房中各個設(shè)備及系統(tǒng)處于獨立運行、分散管理的狀態(tài)，易形成信息孤島，這導(dǎo)致人員在管理的過程中浪費了大量的時間和精力。

二、智慧檔案庫房一體化建設(shè)的優(yōu)勢

      1、科學(xué)規(guī)劃、有依有據(jù)，充分利用空間：在智慧檔案庫房建設(shè)前期，專業(yè)的工作人員將根據(jù)單位的實際情況合理（如：空間尺寸、檔案數(shù)量、檔案類型、檔案庫房風(fēng)格、預(yù)算等）規(guī)劃方案，多次商討并確認(rèn)方案無誤后，再開展實施智慧檔案庫房一體化建設(shè)工作，實現(xiàn)檔案庫房空間的充分利用，從而達到理想效果。

      2、實現(xiàn)檔案的有序、高效、科學(xué)、規(guī)范管理：智慧檔案庫房一體化建設(shè)，通過安裝智能密集架、rfid系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案基本信息管理、檔案快速查詢、檔案精準(zhǔn)定位、高效盤點、借閱歸還管理、出入庫管理等，即使大量檔案的情況下，也能達到有序、高效、科學(xué)、規(guī)范管理，使檔案管理更輕松便捷。

      3、實現(xiàn)環(huán)境的實時監(jiān)測和調(diào)控：智慧檔案庫房一體化建設(shè)后，能夠實現(xiàn)實時監(jiān)測、顯示庫房溫濕度、空氣質(zhì)量TVOC、空氣PM2.5、空氣甲醛含量、空氣CO2濃度等參數(shù)，環(huán)境異常時立即發(fā)出報警，支持自動或手動對環(huán)控設(shè)備進行管理和控制，確保環(huán)境達標(biāo)，實現(xiàn)檔案的能夠長久、安全的存儲。

      4、全方位保障檔案的安全：智慧檔案庫房中含有監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報警系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)等，達到實時監(jiān)控庫房情況，當(dāng)出現(xiàn)煙霧超標(biāo)、異常進出等情況時，系統(tǒng)將及時發(fā)出報警，通知并提醒人員及時采取相應(yīng)的措施，全方位保障檔案的安全。

      5、實現(xiàn)實體檔案與數(shù)字檔案的雙重管理：智慧檔案庫房不僅能夠?qū)崿F(xiàn)實體檔案的高效有序管理，還能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字檔案的收集、整理、利用、安全、管理等，相比以往單一的檔案管理方式，檔案管理水平和檔案利用效率都得到大大提高。

      6、實現(xiàn)多系統(tǒng)間的統(tǒng)一集中管理：智慧檔案庫房一體化平臺實現(xiàn)了智能密集架系統(tǒng)、RFID系統(tǒng)、環(huán)控系統(tǒng)、安防系統(tǒng)等多系統(tǒng)進行對接，庫房實景以及相關(guān)數(shù)據(jù)聚合在平臺上統(tǒng)一展示，并支持智能密集架、環(huán)控等設(shè)備的遠(yuǎn)程控制。可見，智慧檔案庫房一體化建設(shè)真正實現(xiàn)了檔案庫房各系統(tǒng)間的集中、統(tǒng)一管理，使人員可以更快速、更便捷地管理庫房。

      綜上，智慧檔案庫房/智慧檔案室一體化建設(shè)方案，科學(xué)規(guī)劃、有依有據(jù)，充分利用空間，實現(xiàn)檔案的有序、高效、科學(xué)、規(guī)范管理，實現(xiàn)環(huán)境的實時監(jiān)測和調(diào)控，全方位保障檔案的安全，實現(xiàn)實體檔案與數(shù)字檔案的雙重管理，實現(xiàn)多系統(tǒng)間的統(tǒng)一集中管理，使檔案管理向新方式、新方向邁進！

      本文源自洛陽花都集團網(wǎng)站，未經(jīng)允許，請勿轉(zhuǎn)載使用，侵權(quán)必究。